[Quản trị xuất nhập khẩu] – Các chứng từ thường sử dụng trong mua bán hàng hóa ngoại thương

CHỨNG TỪ HÀNG HÓA:

• Hóa đơn thương mại (Commercial invoice)
• Phiếu đóng gói (Packing list)
• Giấy chứng nhận chất lượng/ số lượng/ trọng lượng (Quality/ Quantity/ Weight certificate)

CHỨNG TỪ VẬN TẢI

• Vận đơn đường biển (Bill of Lading)

• Biên lai thuyền phó (Mate’s receipt)
• Biên lai/Giấy gửi hàng đường biển (Sea waybill)
• Giấy lưu cước thuê tàu chợ/Đặt chỗ (Booking note)
• Danh mục hàng hóa xk (Cargo List)
• Thông báo xếp hàng (Shipping order)vận tải
• Chỉ thị xếp hàng (Shipping note)
• Hướng dẫn xếp hàng (Shipping instruction)
• Bản lược khai hàng (Manifest)
• Sơ đồ xếp hàng (Stowage plan – Cargo plan)
• Bản kê sự kiện (Statement of facts)
• Bảng tính thưởng phạt bốc dỡ (Time sheet/ Lay day Statement)
• Giấy báo hàng đến (Notice of arrival)
• Lệnh giao hàng (Delivery Order – D/O)
• Phiếu giao nhận container (Equipment Inter charge Receipt – EIR)
• Biên bản kết toán nhận hàng với tàu (Report on receipt of cargoes – ROROC)
• Biên bản hàng đổ vỡ hư hỏng (Cargo outturn report – COR)
• Giấy chứng nhận hàng thiếu (Certificate of short landed cargo – CSC)
• Vận đơn đường sắt
• Vận đơn hàng không
• VGM
• Danh sách container đủ điều kiện qua khu vực giám sát hải quan
• Phiếu xác nhận đăng ký tàu xuất

CHỨNG TỪ BẢO HIỂM

• Đơn bảo hiểm (Insurance Policy)

Bao gồm những điều khoản chủ yếu của HĐBH

Nội dung:

– Quy định trách nhiệm người bảo hiểm và người được bảo hiểm

– Quy định về đối tượng bảo hiểm (tên hàng, số lượng, PTVT…), trị giá bảo hiểm, điều kiện bảo hiểm, phí bảo hiểm.

• Giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance certificate)

Xác nhận hàng hóa được bảo hiểm theo điều kiện của HĐ

Nội dung:

– Điều kiện bảo hiểm đã thỏa thuận

– Quy định về đối tượng được bảo hiểm (tên hàng, số lượng, PTVT…), trị giá bảo hiểm, điều kiện bảo hiểm, phí bảo hiểm.

• Hồ sơ mua bảo hiểm

Sau khi có B/L draft và trước khi hàng lên tàu/tàu khởi hành, công ty liên hệ với công ty bảo hiểm yêu cầu cấp chứng thư bảo hiểm cho lô hàng của mình.

Bộ hồ sơ công ty Bảo hiểm yêu cầu cung cấp bao gồm:

+ Đơn yêu cầu bảo hiểm
+ Invoice
+ Packing List
+ B/L Draft

Sau khi nhận được bộ chứng từ, công ty bảo hiểm sẽ phát hành chứng thư Draft theo yêu cầu của nhà xuất khẩu
Sau khi chứng thư Draft được xác nhận bởi nhà xuất khẩu, chứng thư gốc sẽ được phát hành.

CHỨNG TỪ KHO HÀNG

• Biên lai kho hàng
  • Do xí nghiệp kho hàng cấp
  • Biên nhận đã lưu kho 1 số hàng nhất định trong thời gian nhất định
  • Chủ hàng đã trả tiền
• Chứng chỉ lưu kho
  • Do xí nghiệp kho hàng cấp
  • Xác nhận hàng đã được tiếp nhận bảo quản trong kho
  • Gồm 2 phần:
  • Chứng nhận lưu giữ hàng
  • Chứng nhận cầm cố -> để vay tiền, đảm bảo bằng hàng lưu kho

CHỨNG TỪ HẢI QUAN

• Tờ khai hải quan (Entry, Customs declaration)
• Giấy phép xnk (Export/Import license)
• Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật/ động vật/ sản phẩm động vật/ vệ sinh (Phytosanitary/Veterinary/Animal product sanitary inspection /Health certificate)
• Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of origin)

CHỨNG TỪ TÀI CHÍNH

• Hối phiếu (Bill of exchange)
• Lệnh phiếu (Promissory note)
• Séc (Check)
• Lệnh nhờ thu (Instruction Collection)

Tác giả: Trần Thị Duy Mi (sinh viên năm 3, lớp 16DTM1, khoa Thương mại)