Chương 3: Hệ thống kiểm soát nội bộ
Trọng tâm chương:
+ Định nghĩa và các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ
I. Định nghĩa và các bộ phận hợp thành Hệ thống kiểm soát nội bộ
– Định nghĩa Kiểm soát nội bộ: KSNB là một quá trình do các nhà quản lý và mọi nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện 3 mục tiêu: BCTC đáng tin cậy, Các luật lệ và quy định được tuân thủ, Hoạt động hữu hiệu và có hiệu quả.
– Các bộ phận hợp thành HTKSNB:
+ Môi trường kiểm soát
+ Đánh giá rủi ro
+ Hoạt động kiểm soát
+ Thông tin và tuyền thông
+ Giám sát
- Môi trường kiểm soát
a) Tính chính trực và các giá trị đạo đức
VD: Công ty nên ban hành một số quy định về cách thức ứng xử của nhân viên mua hàng khi giao tiếp với nhà cung cấp, như: tặng quà, mời đi ăn uống,…
b) Triết lí quan và phong cách điều hành
c) Cơ cấu tổ chức
d) Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm
e) Năng lực đội ngũ nhân viên
f) Chính sách nguồn nhân lực
g) Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm toán - Đánh giá rủi ro
– Rủi ro trên BCTC: Tài sản không có trên thực tế, tài sản không thuộc quyền sở hữu của đơn vị, đáng giá không đúng các giá trị tài sản và các khoản công nợ, doanh thu và chi phí không được khai báo đầy đủ,… - Hoạt động kiểm soát
– Bao gồm:
+ Kiểm soát phòng ngừa: Để ngăn ngừa rủi ro
+ Kiểm soát phát hiện: Để kịp thời phát hiện
+ Kiểm soát bù đắp
– Những hoạt động kiểm soát có liên quan đến HTKT:
+ Phân chia trách nhiệm đầy đủ: Không để 1 các nhân nắm tất cả các khâu của một nghiệp vụ
+ Kiểm soát quá trình xử lý thông tin:
VD: Kiểm soát chứng từ: Biểu mẫu rõ ràng, đầy đủ; Đánh số trước liên tục; Lập kịp thời; Lưu chuyển chứng từ khoa học; Báo cáo và lưu chuyển chứng từ
Kiểm soát sổ sách: Thiết kế sổ sách; Ghi chép kịp thời, chính xác; Bảo quản và lưu trữ
+ Kiểm soát vật chất: Hạn chế tiếp cận tài sản, kiểm kê tài sản, bảo vệ thông tin
+ Phân tích rà soát: Nhằm phát hiện các biến động bất thường, xác định nguyên nhân, xử lý kịp thời, bằng phương pháp: đối chiếu định kỳ tổng hợp và chi tiết, thực tế và kế hoạch, kỳ này và kỳ trước. - Thông tin và truyền thông
– Mục tiêu đối với HTKT: Có thật, đầy đủ, đánh giá, đúng kỳ, trình bày, khai báo
– Công cụ: Chứng từ, sổ sách, sổ sách, báo cáo; Hệ thống tài khoản, phương pháp và sơ đồ hạch toán - Giám sát
– Mục đích: Đáng giá chất lượng HTKSNB và điều chỉnh cho phù hợp
– Có 2 loại giám sát:
+ Giám sát thường xuyên
+ Giám sát định kỳ: Kiểm toán nội bộ, kiểm toán độc lập, chương trình đánh giá định kỳ
=> Dù HTKSNB có chặt chẽ đến đâu thì luôn có những hạn chế tiềm tàng như: Vấn đề con người, sự thông đồng, những tình huống bất thường, gian lận quản lý, quan hệ giữa lợi ích và chi phí,…
II. Trình tự nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ
- 7 Cơ sỡ dẫn liệu:
– Hữu hiệu: Một TS hay một khoản nợ phản ánh trên BCTC thực tế phải tồn tại vào thời điểm lập báo cáo.
– Phát sinh: Một nghiệp vụ hay sự kiện đã ghi chép thì phải xảy ra và có liên quan đến đơn vị trong thời kỳ xem xét; Doanh thu và chi phí đã ghi chép phải đã xảy ra và có liên quan trong thời kỳ xem xét.
– Đầy đủ: Toàn bộ TS, các khoản nợ, nghiệp vụ hay giao dịch xảy ra trên BCTC phải được ghi chép đầy đủ.
– Đánh giá: Một TS hay 1 khoản nợ được ghi chép theo giá trị thích hợp trên cơ sở chuẩn mực hoặc chế độ kế toán hiện hành ( trích lập dự phòng).
– Chính xác: Một nghiệp vụ hay sử kiện được ghi chép theo đúng giá trị của nó; Doanh thu hay chi phí được ghi nhận đúng kỳ, đúng khoản mục và đúng về mặt toán học.
–Quyền và nghĩa vụ
– Trình bày và công bố: Các khoản mục trình được phân loại, diễn đạt và công bố phù hợp chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán hiện hành. - Thử nghiệm kiểm soát và thử nghiệm cơ bản
– Nếu HTKSNB hiệu quả (Rủi ro kiểm soát thấp) ->KTV có thể chọn thử nghiệm kiểm soát sau đó thực hiện các kiểm soát cơ bản.
– Nếu HTKSNB kém hiệu quả (Rủi ro kiểm soát cao) -> KTV nên thực hiện các kiểm soát cơ bản.
a) Thử nghiệm kiểm soát:
– Là thủ tục kiểm soát tại doanh nghiệp
– Đối tượng: HTKSNB tại doanh nghiệp
– Mục đích: để trả lời 3 câu hỏi:
+ Doang nghiệp có HTKSNB không (quy trình thủ tục hướng dẫn, khen thưởng, kỷ luật,…)?
+Thủ tục kiểm soát có được thực hiện không?
+ Thủ thục kiểm soát có thường xuyên không?
-> HTKSNB có hiệu quả không? KTV điều chỉnh giảm bớt các thử nghiệm cơ bản nếu HTKSNB có hiệu quả
– Thủ tục áp dụng: Kiểm tra tài liệu ( quy trình thủ tục hướng dẫn), Phương pháp quan sát, phương pháp phỏng vấn, phương pháp thực hiện lại ( từ đầu tới cuối 1 nghiệp vụ nào đó)
– Điều kiện áp dụng: Khi rủi ro kiểm soát ban đầu thấp, Cân nhắc giữa lợi ích và chi phí.
b) Thử nghiệp cơ bản
– Là thủ tục KTV sử dụng tại doanh nghiệp
– Đối tượng: số liệu trên BCTC ( từ doanh nghiệp: chứng từ, sổ sách kế toán; Ngoài doanh nghiệp: thư xác nhận, hợp đồng kinh tế,….)
– Mục đích: Đánh giá sự phù hợp của thông tin trên BCTC và chế độ kế toán, chuẩn mực kế toán và các quy định khác của pháp luật có liên quan,..
– Thủ tục áp dụng:
+ Kiểm tra chi tiết: – Kiểm tra SDĐK
– Kiểm tra chi tiết nghiệp vụ (phương pháp tính toán, kiểm tra chi tiết chứng từ)
– Kiểm tra SDCK: Kiểm kê (TSCĐ, tiền và các khoản tương đương tiền, hàng hóa,…); Gửi thư xác nhận ( đối với tiền gửi ngân hàng, vay và nợ thuê tài chính)
+ Kiểm tra phân tích: so sánh số liệu giữa kỳ này và kỳ trước, giữa số kế hoạch và số thực tế, giữa sổ tổng hợp và sổ chi tiết -> Xem xét các vùng biến động bất thường -> Kiểm tra khả năng nghi ngờ trọng yếu
*Kết luận: Nếu HTKSNB quá kém, KTV có thể chọn cách thử nghiệm cơ bản -> Thử nghiệm cơ bản có thể thay thế hoàn toàn thử nghiệm kiểm soát nhưng thử nghiệm kiểm soát không thể thay thế thử nghiệm cơ bản vì dù HTKSNB có chặt chẽ đến đâu thì vẫn có những hạn chế tiềm tàng.
Tác giả: Võ Thị Thùy Dung (sinh viên lớp 16DTK, khoa Công nghệ thông tin)
Tài liệu Kết Nối Trẻ 